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關(guān)于開放式辦公空間的利弊有很多爭(zhēng)論，但它仍將成為未來的設(shè)計(jì)方向之一，只是會(huì)出現(xiàn)新變化，這種變化我們稱之為“2.0版開放式設(shè)計(jì)”。設(shè)計(jì)師要以這種思維，在開放式辦公場(chǎng)所規(guī)劃不同區(qū)域（如從專注的單獨(dú)區(qū)域到集體進(jìn)行頭腦風(fēng)暴的區(qū)域……），使之既能培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)和支持協(xié)作，又有利于員工單獨(dú)工作和思考……
安靜工作和團(tuán)隊(duì)協(xié)作共處一個(gè)區(qū)域，是2.0版開放式設(shè)計(jì)的主要特點(diǎn)，員工們可以根據(jù)自己的需要選擇工作場(chǎng)所
在新舊設(shè)計(jì)理念換代的過程中，協(xié)作辦公空間、靈活的咖啡廳和私人電話亭……已成為開放式空間環(huán)境里重要的平衡要素，它們能確保員工有一個(gè)安靜的地方處理各種類型的工作，同時(shí)又能確保他們與同事交流和協(xié)作……
“2.0版開放式設(shè)計(jì)”的前提
在用“2.0版開放式設(shè)計(jì)”思維進(jìn)行設(shè)計(jì)前，重要的是了解甲方當(dāng)前的工作條件、員工工作場(chǎng)所實(shí)踐和需要改進(jìn)的領(lǐng)域，以便為新空間提供最真實(shí)的信息。
設(shè)計(jì)前應(yīng)對(duì)甲方員工進(jìn)行調(diào)查研究，更好地了解需求、存在的問題和他們的愿望?？梢允褂肧urveyMonkey等在線調(diào)查工具，找到人們?cè)诋?dāng)下空間中的感受，從而確定他們不喜歡或感覺不好的地方。
一般來說，問題往往集中在個(gè)人空間和鄰近區(qū)域、溫度控制、光線水平、舒適度和辦公空間里的生產(chǎn)效率等要素上。很多時(shí)候，我們聽到的最大抱怨是“會(huì)議室空間不夠大”。這樣的反饋可以幫助設(shè)計(jì)師衡量項(xiàng)目需求，在設(shè)計(jì)討論會(huì)中進(jìn)行充分的準(zhǔn)備。
此外，還應(yīng)該召開項(xiàng)目研討會(huì)議，與各部門負(fù)責(zé)人、代表會(huì)面，總結(jié)出各個(gè)方面的具體需求，并在設(shè)計(jì)中對(duì)這些加以說明。這能讓我們?cè)趹?zhàn)略層面將所有員工的反饋與他們團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)和愿景結(jié)合起來，推動(dòng)甲方公司持續(xù)發(fā)展。
不可忽略的分組設(shè)計(jì)研討會(huì)
一旦最初的空間分析和戰(zhàn)略措施獲得共識(shí)，應(yīng)該組織召開分組設(shè)計(jì)研討會(huì)，鼓勵(lì)甲方員工圍繞新的空間提出理想愿景。這時(shí)關(guān)注的領(lǐng)域包括文化和團(tuán)隊(duì)、個(gè)人空間、會(huì)議空間以及他們認(rèn)為有利于提高工作效率的其他方案需求。
分組設(shè)計(jì)研討會(huì)是設(shè)計(jì)過程中一個(gè)重要步驟，甲方員工是與辦公空間進(jìn)行互動(dòng)的主體，應(yīng)允許他們提出自己的全部要求。在研討會(huì)上，應(yīng)將之前進(jìn)行的調(diào)查結(jié)果反饋給大家，進(jìn)一步明確領(lǐng)導(dǎo)層的最終目標(biāo)。
如設(shè)計(jì)公司在與波士頓醫(yī)療康復(fù)研究所（IHI）合作時(shí)，這家非營(yíng)利組織的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)非常愿意合作，希望設(shè)計(jì)師能夠盡最大可能滿足每個(gè)人的需求。因此，IHI確定了一個(gè)多元化的員工分組，約10%的員工參與其中，而高層領(lǐng)導(dǎo)只占極少數(shù)。這個(gè)分組是成功的，因?yàn)樗乖O(shè)計(jì)師能夠在個(gè)人層面上理解各種觀點(diǎn)、工作風(fēng)格和部門需求。
那么，如何組建理想的設(shè)計(jì)研討組呢？我們建議不要只有領(lǐng)導(dǎo)層來做這些決定，而應(yīng)該支持不同部門、不同級(jí)別和不同年齡的員工。重要的是讓那些將要升任新職位的人參與進(jìn)來。參加者的數(shù)量也很重要，人員太多很難確保所有人的聲音都能被聽到，太少也無(wú)法獲得多方面的反饋。
盡早讓辦公家具供應(yīng)商介入
不管是設(shè)計(jì)師還是甲方，都希望整個(gè)辦公環(huán)境協(xié)調(diào)統(tǒng)一、更有凝聚力，但不同部門的個(gè)性元素也要融入設(shè)計(jì)中?？梢猿闪⒁粋€(gè)由各部門代表組成的領(lǐng)導(dǎo)委員會(huì)，在研討會(huì)上，把設(shè)計(jì)工作分為三部分進(jìn)行探討。一是預(yù)想圖像，二是示意圖設(shè)計(jì)，最后再到三維效果圖。這是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，各部門可根據(jù)其獨(dú)特的需求或偏好，確定自己的家具配置，并根據(jù)所選的方案，確定個(gè)性化的飾面和配件等。
如某設(shè)計(jì)公司在為一所頂尖大學(xué)設(shè)計(jì)辦公室的過程中，讓家具設(shè)計(jì)師盡早介入成為重要的一環(huán)。設(shè)計(jì)師展示了一個(gè)實(shí)時(shí)的3D模型，各部門代表?yè)?jù)此選定了飾面、家具等，還在模型上進(jìn)行了預(yù)覽。這種早期預(yù)覽，會(huì)讓甲方員工對(duì)未來的辦公空間產(chǎn)生強(qiáng)烈的主人翁意識(shí)，對(duì)新的空間充滿期待。此外，通過參與自己的個(gè)人空間設(shè)計(jì)，很多員工對(duì)辦公室規(guī)劃的擔(dān)心和對(duì)空間變革的恐懼會(huì)慢慢消除，因?yàn)樗麄冎?，在即將到來的變革中，自己是不可或缺的部分，這種變革會(huì)給他們帶來更多的好處。
波士頓醫(yī)療康復(fù)中心采取了另一種提升員工敬業(yè)度的方法。他們?cè)趩T工搬家前舉辦了一次全員活動(dòng)，讓員工預(yù)覽新辦公室，了解新空間的舒適和新社區(qū)的情況。從馬薩諸塞州搬到波士頓后，康復(fù)中心的領(lǐng)導(dǎo)希望員工在新的通勤路線上和周邊地區(qū)都能安心。通過讓他們熟悉附近環(huán)境和新的辦公空間，帶給他們更好的心情和更強(qiáng)烈的搬家渴望。
入駐后的跟蹤調(diào)查必不可少
員工入駐新辦公室6至12個(gè)月，設(shè)計(jì)公司利用“全員入駐后調(diào)查”等方式，創(chuàng)建基準(zhǔn)數(shù)據(jù)，確定員工對(duì)新舊空間的對(duì)比意見。把員工適應(yīng)新空間的時(shí)間，作為一段里程碑式的時(shí)間，清楚地了解哪些東西對(duì)他們不起作用，哪些東西可能在工作應(yīng)用得很好。
通過設(shè)立員工文化委員會(huì)等策略，鼓勵(lì)他們?cè)诎徇M(jìn)新辦公室后繼續(xù)就空間設(shè)計(jì)進(jìn)行對(duì)話，以確保新的空間能夠長(zhǎng)期支持員工的不同需求
如某設(shè)計(jì)項(xiàng)目，設(shè)計(jì)公司建議甲方搬進(jìn)去后成立一個(gè)員工文化委員會(huì)，繼續(xù)圍繞辦公室設(shè)計(jì)展開討論。設(shè)計(jì)公司參與該委員會(huì)召開的月度會(huì)議，討論各個(gè)部門如何適應(yīng)新環(huán)境，員工在新空間如何工作，哪些空間使用得很好或相反……通過例行會(huì)議和開放溝通渠道，甲方員工可以更多地融入新空間，設(shè)計(jì)公司也能盡快解決早期出現(xiàn)的問題，或者確定其中哪些問題可以隨著時(shí)間推移自行解決……
這些跟蹤調(diào)查的結(jié)果，將幫助設(shè)計(jì)師確定是否有需要進(jìn)一步改善的空間，從而緩解新環(huán)境帶來甲方員工的壓力。
這個(gè)由甲方員工參與的一體化協(xié)作式設(shè)計(jì)過程，不僅滿足了大多數(shù)員工的需求，幫助甲方領(lǐng)導(dǎo)層實(shí)現(xiàn)了管理目標(biāo)，也使得設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)及其設(shè)計(jì)師可以確保2.0版開放式設(shè)計(jì)的成功。
